Bir projede işin tamamlanmış olması, o işe ait kayıtların da tamamlandığı anlamına gelmez. Görüşme süresi yazılmamış, ulaşım makbuzu yüklenmemiş veya bir masraf başka projeye bağlanmış olabilir. Dönem sonunda bu ayrıntıları hatırlamaya çalışmak yerine, her hafta aynı sırayla kısa bir kontrol yapabilirsiniz.
Aşağıdaki akış müşteriyle çalışan küçük bir ekip için hazırlanmış bir örnektir. Kendi sorumluluk dağılımınıza ve kullandığınız planın özelliklerine göre uyarlayın. Kontrolün amacı, eksik kayıtları işi yapan kişi hâlâ ayrıntıları hatırlarken tamamlamaktır.
1. Müşteri ve proje eşleşmesini kontrol edin
Önce o hafta üzerinde çalışılan projeleri açın. Her projenin doğru müşteriyle ilişkili olduğunu, proje adının işi ayırt etmeye yeterli kaldığını ve açıklamada güncel kapsamın bulunduğunu kontrol edin. Aynı müşteri için farklı teslimatlar yapılıyorsa hepsini tek ve belirsiz bir kayıt altında toplamak sonraki incelemeyi zorlaştırır.
Yonetior proje yönetimi, görev ve belgeleri ilgili işin bağlamında tutmanıza yardımcı olur. İşe yeni katılan bir kişinin neye bakması gerektiğini anlayabileceği kadar açık isimler ve notlar kullanın.
2. Çalışma sürelerini günlerle karşılaştırın
Takvimdeki toplantıları, tamamlanan görevleri ve çalışma kayıtlarını birlikte inceleyin. Bir toplantı yapılmış ancak zaman kaydı yoksa önce toplantıya katılan kişiyle doğrulayın. Aynı süreyi hem zamanlayıcıyla hem manuel olarak girmiş olmak da mümkündür; benzer kayıtları açıklamalarıyla birlikte kontrol edin.
Zaman takibi sayfasında zamanlayıcı, manuel giriş ve puantaj akışını inceleyebilirsiniz. Kaydın açıklamasında yalnızca “çalışma” yazmak yerine yapılan işi belirtmek, daha sonraki incelemeyi kolaylaştırır. Sürenin faturalanabilir olup olmadığına ilişkin kararınızı müşteriyle belirlediğiniz iş koşullarına göre verin.
3. Masrafı belgeyle eşleştirin
O haftanın ulaşım, dış hizmet ve diğer proje giderlerini gözden geçirin. Kayıtta tutar, para birimi, tarih, kategori ve proje bilgisinin doğru olduğundan emin olun. Makbuzdan otomatik okunan alanları da asıl belgeyle karşılaştırın; düşük görüntü kalitesi veya farklı belge düzenleri yanlış okumaya neden olabilir.
Masraf takibi ve AI makbuz okuma adımlarını birlikte kullanabilirsiniz. Bir masrafın kaydedilmesiyle ödemenin yapılması farklı olaylardır. Ödeme veya iade bilgisi gereken yerde ilgili kaydı ve belgeyi ayrıca inceleyin.
4. Açık işleri sorumlusuyla netleştirin
Eksik kayıtları genel bir mesaj listesinde bırakmak yerine görev olarak düzenleyin. Örneğin “salı günkü ziyaretin makbuzunu ekle” veya “müşteri toplantısındaki zaman kaydını düzelt” şeklinde açık bir sonuç tanımlayın. Sorumlu kişiyi ve beklenen tamamlanma tarihini belirtin.
Ekibiniz puantaj onayı kullanıyorsa, düzeltmelerden sonra kayıtları incelemeye gönderin. Onay adımlarının planınıza dahil olup olmadığını fiyatlandırma ve özellik açıklamalarından kontrol edin. Kontrolü yapan kişinin her kaydın doğruluğunu varsayması yerine belirsizlikleri kaydı oluşturan kişiye sorması daha sağlıklı bir süreç kurar.
5. Sonraki haftaya kısa bir not bırakın
Kontrol sonunda çözülemeyen konuları proje notunda özetleyin: hangi belge bekleniyor, hangi kayıt düzeltilecek ve sonraki adımı kim atacak? Böylece bir sonraki kontrol, aynı ayrıntıları yeniden bulmaya çalışmakla başlamaz.
Kurulumu uygulamak için Türkçe kullanım kılavuzuna bakabilir, müşteri ve proje kayıtlarını oluşturduktan sonra bu kontrol sırasını kendi ekibinizle deneyebilirsiniz.